事務職に転職したい人向け!事務職に就きたい人の志望動機

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・今後もこの仕事で大丈夫かな?
・土日にしっかりと休みをもらいたい
・家庭を持っても時間をしっかりと取りたい
・毎日の立ち仕事がしんどい

こういったことを考えている人は多いのではないでしょか。

そんな方たちに一つの選択肢として見ていただきたいのが事務職です。

私は新卒で入社した会社がごりごりの営業会社で朝から夜までテレアポ・飛び込み、休日も平気で電話がかかってくる、暑い中毎日営業先を回る等、営業職としては当たり前ですが私は「これをずっと続けるのは無理だ」と思い、すぐに退職をしました。

正確には新卒で入った会社を半年で辞めたクズなのですがそこから将来を真剣に考え、事務職としてやっていこうと決意して転職活動を行いました。

今は紆余曲折あって人事労務の職に就いております。

そこで今回、割と転職活動に苦労した自分が事務職に就きたい方への志望動機の一例をご紹介できればと思います。

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事務職の仕事内容

事務職は基本的にオフィスで働く職種です。

総務・経理・人事・労務・法務等、部門ごとに分かれている企業もありますが小さい会社だと一つにまとめられていることもあります。

事務職は直接的に利益を出すのではなく、利益を出す部門を支える「縁の下の力持ち」です。

▼具体的な仕事内容・働く上でのメリット・デメリットは下記の記事でご紹介しております。

事務職に就くうえでのアピールポイント

どの職種でも共通ですが自分が持っているスキルで何を業務に活かせるかを考えてアピールしましょう。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力はよく面接でのアピールで使いがちな言葉ですが、言葉の意味を理解して具体例を出すことで適切に表現することが大切です。

働くうえで一番大切な能力だからこそ安易な言葉でまとめるともったいないです。

コミュニケーション能力は相手の意図を正確に理解し、自分が伝えたいことを相手に分かりやすい方法で伝え業務を円滑に進める能力です。

また気づかいや相手のことを思いやることも含まれていますね。

例文1
私は自社の商品を販売する際に、その商品がお客様のニーズに合うか、またお客様の困っている課題をヒアリングすることに注力致しました。 
ニーズを聞き出すうえで大切にしているのが、お客様が何気なく話している内容の中から課題を見つけ出し、それをわかりやすいイメージ図などを作って再度訪問し、提案を行っておりました。 
そのため他の社員より訪問回数が多くなってしまいますが、本当にお客様が欲してる情報や良い関係作りを行えたので、お客様に喜んでもらえる機会が多かったです。

パソコンスキル

事務職ではパソコンで行う業務がほとんどです。

未経験でもパソコンがしっかりと使えることをアピールしましょう。

ワードとエクセルが使えることが前提で加えてパワーポイントも使えると良いかもしれません。

最も重要なのはエクセルを使えることが一番のアピールポイントになります。

具体的には

  • 関数が使えるか(IF・VLOOKUP等)
  • 表作成ができるか
  • 線を引けるか
  • 並び替えを行えるか
  • マクロを使用できるか

上記の中でも一番大切なのは関数が使えるかです。

線を引いたり並び替えは感覚でできます。というより出来て当たり前のレベルと思った方がいいかもしれません。

関数やマクロを使えるとしたら具体的にどのように使用できるか・前職で使用していたかをアピールできるとGOODです。

例文2
業務を行う上でヒューマンエラーがどうしても起きてしまう前提で「いかにミスを防止するか」の点を意識して業務に取り組みました。 
私自身行っていた業務はお客様への請求書の作成やスタッフの給与計算等で数字に関わることが多く、数字を誤ってしまうと多大なる迷惑をかけるのでどのようにして防止するかを考え取り組みました。 
そこで他のスタッフの方たちと考えたのが、一つの業務で扱うエクセルのファイルが複数あったので、管理しているファイルを一つにまとめることや、スタッフの給与明細の住所の入力ミスを防ぐために、スタッフの情報を管理している表と給与計算の表をエクセル関数のVLOOKUPで連動させ、スタッフの情報を管理している表に一回の入力で業務が完結するように致しました。 
また、請求書の作成に関しては、Excelでの手入力の作成に限界があったため、システムの導入によりCSVでの一括作成ができるように取り組みました。 
そのことによって請求額の金額の誤りやスタッフに支給する給与額のミスはほぼ0になりました。
 

前職やアルバイトでの経験をアピール

前職でどのように仕事を行っていたかをアピールしましょう。

前職でどのように立ち振る舞っていたか・仕事をどのように進めていたかを説明することで応募先の企業での社風や雰囲気に合うかを判断してくれます。

またそこで培った能力や経験を応募先の企業にどのように活かせるか、どのように役立つかを具体的に説明するのが大切です。

例文3
前職では営業部に所属しておりました。 
取引先のお客様から売上を頂くことも大切ではありましたが、お客様の要望やニーズや課題をいかに正確に汲み取るかを大切にしておりました。
またお客様への課題や自社の製品を使用した際に得られる結果を図として作成して相手に伝え、お客様の課題解決をやりがいとしておりました。
上記の業務で一番大切にしていたことは「気遣い」です。
こういった経験や能力をぜひ貴社でも活かしたいと考え、今回応募させていただきました。

自分の将来やビジョンに適していることをアピール

事務職での業務は幅広く専門性が高い職種でもあります。

将来自分がどういうビジネスパーソンになりたいか・なる上で応募先の企業に就きたいと考えたことをアピールするのも吉です。

下記では労務の例をご紹介します。

例文4
貴社は会社の規模が大きく、社員も様々な雇用形態があると推測されます。そのような中での労務業務では、法改正等の対応を素早く行う必要があり、確実性、迅速性と求められることが多いと感じています。
私は兼ねてより労務の業務に興味があり、未経験からでも人事の労務業務に携われる所に魅力を感じました。
自分自身が再度就職活動を行う際には、ぜひとも専門性が高く会社にとって無くてはならない存在でありたいと日々思っています。そのような中で、貴社の求人を拝見致しました。
労務について学んでいきたいと考えていた際に、大きな規模の会社で未経験からでも人事労務の業務に携われるところに惹かれました。
ぜひ貴社で給与計算や社会保険関連業務に限らず、労務の業務に対しての幅広い経験を積んで、スキルアップをして貴社に貢献できればと思います。
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おまけ:事務職に就くうえで資格は必要か

転職活動になると資格取得に注力しますね。

事務職で行かせる資格は一例ですが下記の通りです。

▼MOS

MOSとは「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」の略で、ワードとエクセルをはじめとするオフィス系の使用スキルを証明する資格です。
この資格を持っていると最低限、ワードとエクセルは使用できるよという証明になります。

▼簿記

主に経理の仕事に役立つ資格です。経理は会社のお金の流れを記録・管理するのが仕事ですが経営者は経理が記録した帳簿を見ながら経営判断を行うこともあります。
そこで正確に記録・管理されていないと経営者は会社の経営状態を判断できません。
簿記はそういった企業の経営活動を記録・計算・整理するスキルがあるかを問われる試験です。
2級まで持っていると簿記はできるという証明になるでしょう。
 

▼秘書検定

秘書になるための試験?なんて言われがちな資格ですが秘書検定は「敬語・謙譲語」「電話対応」「社内文書の作成」「社外文書の作成」「メール作成」等ビジネスマナーを問われる資格です。
ビジネスでの教養があることをアピールできるのももちろん、冠婚葬祭や季語等のビジネス以外でも役に立ちます。

さて、ここまで事務職で活かせる資格を紹介しましたが資格は必須ではありません。

資格を取ることは素晴らしいことで必ず力になりますし、持っていることに越したことはありません。

しかしご存じだとは思いますが、資格を取ったから必ず転職できるわけでもなく実務で通用するわけではありません。

例えばMOSを持っていても実務で事足りるかといったら全く足りていません。

あくまで自分の経験で恐縮ですが資格は実務レベルではなく「転職に有利だから」というより「スキルを高めたい」「業務の基礎を学びたい」の意識で取ることが大切です。

自分の強みを把握して転職活動を

転職を行う際はほとんどが未経験です。

未経験なことを不安に思うかもしれませんが全く心配する必要もありません。

もちろん採用基準に実務経験の有無がポイントになることもありますが、ほとんどは募集要項に記載があるので実務経験が重要かは募集要項で確認できます。

むしろ応募先の企業で今までの経験を活かせるか・スキルをアピールできるか・社風に合っているか等が重要になってきます。

実務経験も大切ですが、今行っている業務のスキルをしっかりと身に着けることが大切です。

ぜひ事務職に就きたい方はあきらめずにチャレンジしてみて下さい。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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