こんにちは。今回は仕事でなぜミスが発生するのか自分の経験も踏まえて考えてみました。
仕事って本当に難しいですよね。営業でも経理でもクリエイターでもどんな職種であれ「ミス」というのは基本許されません。許されたとしてもせいぜい新卒の1年間くらいです。
ですがタイトルの画像の通りですが僕は細かいのを含めたら400回はミスしていると思います（適当）
ちなみに上司はこっちがミスをしないように仕事を進めているのに「この仕事の意味を考えているか？」や「将来はどうなりたい？」等と聞かれます。こちとらミスをしないように手一杯だよ！！！！！
そこで今回はなぜ仕事でミスが発生するのか？その対処法はどうしているのか？自分の経験を踏まえながら考えてみました。
なぜ仕事でミスが発生するのか？
うわあああああ！間違えて全員の給与100万円上乗せしちゃった！！！！
あー、つい給与に１００万円を上乗せしてしまう…。こんなことよくありますよね。（ありません）社員一同は天国と地獄をみるわけですね。
なぜ人って仕事でミスをしてしまうのでしょうか。「○○さんから連絡がなかったから！」「今日は疲れた！！！」等いくつか要因はありますよね。
その中でも仕事でミスが発生するのは下記の要因を考えがちだなと思いました。
- 人が悪い
- 仕組みが悪い
- その他
かなり大雑把ですが大体この3つだと思います。
それぞれ順次ご紹介いたします。
人が悪い
よく仕事でミスが起きると大体の人は「人」のせいにします。
○○さんが注意深く見ていなかったから
○○さんが連絡をくれなかったから
よくこういった他人の責任にする方がおりますがこれははっきりいって論外です。
注意深く見るのにも限度がありますし、連絡をくれなかったのは「目覚ましが鳴らなかったから」と一緒です。
その上で
仕事は誰でもミスをする
仕事ってのはミスが起きてなんぼです。
もちろん給与を間違えて計算してしまったことや別の人にメールを送ってしまったことは自分の責任です。
仕事でミスをしてしまったら迷惑をかけた人にはきっちり謝りましょう。
言いたいこととしてミスが発生する要因として人は関係ないということです。
人間誰でもミスは起きます。100人に同じ作業をやらせたら必ず2人くらいはミスが起きます。だって人間ですもの。
呪文みたいなことばっか言っていて恐縮ですが仕事でミスが発生した時に考えなければいけないことは
です。しかし
俺悪くねーし！！！
こんなこと言うやつはサイコパスです。帰ってどうぞ。
繰り返しになりますが仕事をする上での責任は自分です。迷惑を掛けたら謝りましょう。
ミスの原因を考える
ミスをした時に「やってしまった…。」や「なんてことをしてしまったんだろう…。」なんて考えるのは5分くらいでいいです。5分以上は正直時間の無駄です。ちなみに社員全員の給与に100万円上乗せしてしまった場合には2日くらい謹慎しましょう。
話を戻すと、なんでミスをしてしまったんだろう？とまず自分で考えて上司や先輩にミスの原因と解決法と今後の手順を伝えるなり一緒に考えてもらいましょう。
反省の色を見せるのもいいことだと思いますが人間は2日後には大体その事由は忘れています。なのでミスをしたてほやほやの時に考えるといいかもしれませんね。
業務の手順を見直す
さて、大体のミスはA・B・Cと3つの手順があったけれどもBの手順を忘れてしまって省略してミスが発生してしまったか、規模が大きくなってきて実はDの手順が必要になってきましたというのがほとんどだと思います。
さて、こういった手順を誤ってしまう場合は例えば進捗を管理するスケジュール表やイレギュラーの業務をまとめておいてそれを見ながら業務を行うことがおすすめです。
特に労務や経理など事務方の職種は規模が大きくなればなるほどこの2つが重要になってきます。
極端な話、事務方の職種では多いかと思いますがスケジュール表とイレギュラーの業務をまとめたものの精度を100％にしておけば給与計算や決算業務はほとんど終わりです。もちろん規模や業種によって多少ずれはあると思いますが。
つまり業務を行う精度ももちろん大切ですが、人間ミスは起こしてしまう生き物です。手順を100％にすることを目指してみてはいかがでしょうか。
業務の仕組みを見直す
上記の「業務の手順を見直す」と類似していますが、業務の仕組みを見直すとは「やり方」を見直すということです。
順番を見直したら次はやり方を考えてみようということです。
やり方と言っても多岐にわたると思うのでまずは自分の業務の範囲内を見直すことがいいと思います。
自分の業務の範囲内
簡単に言うと今まで500人の書類を目で見ていたものをデータ化してエクセルでチェックをしてもらうことや、データの入力を手入力で行うのではなくCSVでインポートを行うことです。
もちろんその時はエクセルのチェック機能を100％の精度に近づけることやCSVの元データを100％にする必要があります。
ですが機械95%・人5%の人力にすれば当たり前ですが確実に労力は減ります。
その余った時間で他の業務の効率化を進めていけば業務の仕組みも改善化されます。まさに好循環ですね！！！
他人が関わってくる業務の範囲内
さて、自分の業務の範囲内の効率化をしていると「この業務はここがネックなんだよね」とわかってきます。
そのネックの部分を自分で解決できるのなら問題ないのですがやはり会社に勤めている以上、自分のところに業務がくるまでに何人かの手が加わってきます。
この場合だと自分のところに業務が回ってきたときにBさんの時点でミスが発生していてそれを自分で直すために手間がかかっているという状況です。
ここで大切なことはAさんとBさんと業務の根本の手順や仕組みを一緒に考えること（紙で業務を行うのはやめよう・システムを導入しよう）や自分が効率化するために作成したシステムをAさんとBさんにも使ってもらうことです。
前者の難しいところは効率化するためとはいえ、皆さんの時間を頂いて話し合うことの労力を使うことです。当然ですが「なにがネックなのか」をある程度絞って話し合う必要があります。
後者は責任の細分化が難しいことです。業務の中でミスが発生したら全部自分の責任になってしまう恐れがあります。システムを使ってもミスは起きるものだから自分で確認する5%を100％にしてねという認識をしてもらう必要があります。
気持ちの問題
さてここまでありましたが人間どうしてもミスを起こしてしまう瞬間があります。それが
疲れた
や
帰りたい
です。こんなときは自分の経験では以下のことをおすすめします。
トイレで寝る
一見クソ野郎かと思われがちですがこれがなかなかいいです。
たまにデスクで「帰りたい、疲れた～」とか言っている人がいますが「じゃあ帰れよ！！！」とか思うんですよね。
そんなことを言うならトイレで10分寝てみましょう。すっごくスッキリします。自分の調べだと20分はぎりぎり行けます。帰ってくるときはほんの少しお腹をさすりながら帰ってきましょう。
「大丈夫？」なんて言われたらもうけもんです。「余裕のよっちゃん！！」と言い返しましょう。
コンビニに行く
もしご自身の勤務している会社がちょっと緩いのならコンビニにコーヒーを買いに行きましょう。
デスクでずっと座っているのも限界があります。軽い散歩になって気持ちもいいし気分もリフレッシュできます。
ネックとしては会社に帰りたくなることです。このまま帰りて～となります。
帰る
帰りましょう。気分がふっとびますね。「今日不調なんで！」と言えば許してくれるかもしれないです。
実際に本当に気分が乗らないなら帰りましょう。帰ることが良いとか悪いはそれぞれあると思いますが、気分が乗らなくて仕事のパフォーマンスが下がってミスをするくらいなら帰った方がいいと思います。
注意点としてはやるなら1年に1回くらいにしましょう。というより会社に来る前に休んだ方がいいかもしれません。
さいごに
いかがだったでしょうか。今回は仕事でミスが起きる原因とその対処法を自分の経験を踏まえてご紹介いたしました。
繰り返しになりますが仕事でミスは起きます。そしてそれは自分に責任はあるのですが自分が要因のことはほとんどなく、ほとんどは手順と仕組みが要因です。
なのでミスをしたことにへこむのではなく、原因と対処法を先輩や上司といち早く見つけましょう。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
