マイナンバーって業務に必要なの?何に使っているの?事務担当がご紹介!

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今回はマイナンバーを実際にどのように業務で使用しているのかご紹介いたします。

世間ではオワコンだのめんどくさすぎだのと罵られているマイナンバー。まだ始まったばかりなのに。

「マイナンバー めんどくさすぎ」と検索したら1,480,000件ヒットしました。みんなめんどくさがりすぎ!

もともとは便利なものとして発行されたのに見事にげき滑りを果たしたわけですが、

皆さんはマイナンバーを会社に提出しましたか?

今となっては会社に入社するときにマイナンバーを必ずと言っていいほど提出しますよね。(例外で提出を拒否もできるらしいですが。)

その際に誓約書を書かされると思うのですが内容が

貴殿及び貴殿の扶養家族のマイナンバーを~~の目的で利用しますのでここに通知いたします。つきましてはうんたらかんたら

というような内容だったと思います。(僕も覚えていません)

ぱっと見何に使われているかわかりませんよね。

そこで今回は実際にマイナンバーを会社として必要なのか?どのように業務に使用しているかご紹介いたします!

くぼた
くぼた

多少会社によって違うかもしれません。何卒ご了承くださいませ。

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そもそもマイナンバーって?

マイナンバーって言葉は聞いたことがあるけど何なのかよくわからない!何か通知カードが送られてきたよね…?って人のために簡単に説明をすると、

個人番号とは、日本に於いて「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、個人の識別番号として各市町村または特別区からその住民に指定される12桁の番号である。通称は「マイナンバー」。なお、法人や団体などには、個人番号の代わりに同じ根拠法で法人番号が指定される。

引用 ウィキペディア

はい意味わかりません。漢字とカタカナ混ぜないでください。ここは日本です。

冗談はさておきすごく簡単に要約すると国が国民一人一人を識別するための番号ということですね。

図にするとこんな感じ

本当は12桁なのですがわかりやすく「1」や「40」にしました。

マイナンバーがあることによって行政上効率化されたり、国民の利便性が上がる!らしいです。僕はまだ恩恵を受けていないですけど。

実際にマイナンバーが利用される目的としては原則として「社会保障」「税」「災害対策」の手続きの3つだそうです。

聞いても全然頭にはいってこないですね。

では実際に会社では必要なのか?業務ではどのように使われているのかご紹介していきます。

会社として必要か

必要ないです。会社としてマイナンバーがないことで困ることはありません。

ただ行政手続の業務をする際にマイナンバーが必須ということが多くなってきました。(これからも増えるかもしれません)

なのでマイナンバーを提出しないことによって従業員の方が困ることの方が多いです。

またマイナンバーがあることによって会社としては行政手続が簡略化された面もあります。

なので相当な理由(私はアンチマイナンバーだから!!!)がない限り提出しておいた方が無難です。

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業務に使用されるケース

さて、実際に会社側が業務にどのように使用しているのか説明をすると具体的には

  • 社会保険の手続き
  • 雇用保険の手続き
  • 産前産後休業取得者申出書
  • 育児休業取得者申出書
  • 給与所得者異動届出書
  • 給与支払報告書

上記の6つの業務に使用します。

なんのこっちゃと思うかもしれませんが簡単に言いますと「健康保険」「厚生年金」「住民税」の手続きの際に使用します。

それでもわかんねーよ!とおっしゃる方。その気持ちわかります。

下記でなるべく簡単に説明いたしますのでよければご覧ください。

社会保険・雇用保険の手続き

おそらく皆さんがマイナンバーを提出して一番最初に使われるのがこの社会保険の手続きだと思います。

具体的には

  • 健康保険 厚生年金保険 被保険者資格取得届
  • 雇用保険資格取得手続き

上記の2つの書類を提出する際にマイナンバーを使用します。主に入退社の際に使用します。

健康保険 厚生年金保険 被保険者資格取得届は保険証の取得と厚生年金を支払うために行う手続きです。

雇用保険資格取得手続きは在職中に雇用保険や労災保険を支払うために行われる手続きです。

また提出することによって従業員の氏名・住所が変わったときに本来なら

  • 氏名変更届
  • 住所変更届

もともと上記の2つを提出しなければならなかったのですが、マイナンバーを提出していることによって各市町村が年金事務所にその旨を通達して自動で処理してくれるようになりました。要するに上記2つの業務はやらなくてよくなりました。

マイナンバーばんざああああああい!

仕組みとしてはマイナンバーで従業員を紐づけているため、結婚したときや住所が変わったときに年金事務所に伝わって勝手に社会保険関係の手続きを行ってくれるらしいです。

例としてが新姓の保険証が自動で会社に送られてきます。すごいですね。

ちなみにここまですごい喜んでいましたが上記のことは健康保険 厚生年金に限ってのお話であって、雇用保険は結婚があって氏名が変わったときは従来通り氏名変更の手続きを行います。(住所の変更はもともと行いません)

産前産後休業取得者申出書・育児休業取得者申出書

みなさんにお子さんができて出産の準備だ!という際には産前産後休業取得者申出書という書類を日本年金機構にマイナンバーを記載して提出いたします。

この書類を提出することによって健康保険も厚生年金も支払いが免除になる上に、休業中は健康保険も厚生年金も支払ったこととしてくれます。

こう考えると日本ってすごい国だな~と感じます。

ちなみに余談なのですがごく稀にこの話を聞いて「え!女性ってお金も支払わなくていいし健康保険と厚生年金を支払ったことにしてくれるの?最高じゃん!」という人がいらっしゃいますが女性はそれだけ出産という大きな仕事をするということです。

あまり目の前で言わないようにしましょうね。

ちなみに育児休業取得者申出書を提出する際にもマイナンバーを記載して提出しておりますが実務上では恩恵を受けておりません。

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給与所得者異動届出書

従業員が退職や産休に入ったときに各市町村に提出する書類です。

具体的には企業に勤めている方は毎月の給与から住民税を特別徴収(毎月給料から天引き) されていると思いますが、退職や産休に入ると給与から徴収できなくなるのでご自身で住民税を支払ってもらう普通徴収に切り替える手続きです。

また給与を支払わなくなった後の住所も書く必要があるので辞めた後や産休に入った後どこの市区町村に住んでいるかを伝えるための業務でもあります。

こちらもマイナンバーを記載する必要があります。

給与支払報告書

最後となりましたが給与支払報告書は会社側が従業員に1年の中で給与を支払ったことがある人の支払額を各市町村に提出する書類です。

例えば、

  • Aさん:1年間働いていた→提出の必要あり
  • Bさん:2月に入職して8月に退職した人→ 提出の必要あり
  • Cさん:前年度の11月に退職した人→提出の必要なし

要するに1月~12月の給与を支払われた人は全員対象です。

こちらは従業員の翌年に支払う住民税の額を決めるために出す書類です。

住民税は1年の中での収入で決まるものなので、企業としては必ず出さないといけないものなのですね。

ちなみにまたまた余談ですがよく副業がばれるばれないの話はこの給与支払報告書を出すことが関係しています。

例えばDさんという 1年のなかで2つの企業に勤めた人がE社で20万円、F社で400万稼いだとします。 E社は副業でアルバイトをし、F社が本業です。

E社もF社もどちらも給与を支払ったことがあるので給与支払報告書を提出します。

そうすると5月の住民税決定通知書が送られてくるとあれ?こいつ住民税額こちらが計算したのと違うなとなります。→ばれた!!!

恐らくですがお金の面でばれるとしたらほとんどがこのケースだと思います。他だと同僚に言ってしまうだとか。

なので副業をするなら可能なら他の企業に勤めるのはやめて個人で稼ぐことにしましょう。(ブログや株等)

そして確定申告を自分でして稼いだ分の住民税は自分で払えば大丈夫です。

マイナンバーで副業がばれることはありません。

マイナンバーがあることのメリット

上記で説明いたしましたが行政手続きが簡略化されたので一つの業務に対しての時間が減りました!

書類の作成がなくなったっていうのは大きいですね。

書類作成って絶対に間違えないように気を遣うものなのでこの作業を年金事務所が自動でやってくれることはとてもハッピーです。

ただ保険証が送られてくるのはかなり遅れましたけどね。

もともと保険証は氏名変更届というものを提出すれば2~3週間で保険証が送られてきましたが、マイナンバーになってから1~2か月かかるようになりました。

会社側としては業務の負担が減ってハッピーだけど従業員側としては新姓の保険証は送られてくるのが遅くてアンハッピーというなんとも言えない状況です。

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マイナンバーがあることのデメリット

ここまでマイナンバーがあることによってのメリットやどのように業務に使用されているか説明してきました。

ですがこんなマイナンバーさんにももちろんデメリットがございます。

マイナンバーにわりとお世話になっている僕ですが、不満を少し言ってみようかと思います。

回収が手間

しゃらくさいです。提出お願いしまーすとか言うとごく稀に「なんで出す必要があるんですか?拒否できますよね?」と何故かおもむろにマウントを取ってくる輩やこんな人採用すんなや「マイナンバーなくしちゃいました。てへぺろ★」と言ってくる方もいます。

後者に関しては再発行して下さいか探してくださいで済みますが、前者に至っては論外ですね。

自分で確定申告をして間違えて追加徴税を受けてください。

要するにマイナンバーは悪くないです。

管理と書類に記入するのが手間

各手続きのために書類にマイナンバーを記載するのですが、マイナンバーって管理を厳重にしなければならないので記入する際に引っ張り出しすのがとても手間です。

具体的に申し上げますとマイナンバーを管理するために保管方法や法律があります。法律って!

自分の会社はシステムで保管しているのでシステムに入るためにパスワードを入力して、次に別のパスワードを入力して….って手間だわ!まあそれほど重要な情報ということです。

最近稼働し始めたから事例が少ないうえに毎年対応が変わる

マイナンバーってここ最近始まったことなので(特に業務上使用するようになったのはここ3~4年)毎年国の対応が変わることが多いんですよね。

去年は大丈夫だったけど今年はダメですということが稀にあるので事務処理が終わった後に「え!だめなの!」ということがちょくちょくあります。

間違えたのはあくまで自分の責任だし、各市区町村のホームページ等で発表はされてるのですが、それを毎日チェック!ていうわけにもいかないのでなるべくニュースとか見ているようにしています。

さいごに

マイナンバーは業務でどのように使用されているかご紹介いたしました。

世間では「必要ない!」「邪魔!」「めんどくさい!」等ボロカスに言われておりますが、こう見ると事務担当者はわりと恩恵を受けていることも多いのではないでしょうか。

これからはマイナンバーカードが保険証になるなんて話もありますね。2021年の3月から施行を目指すらしいです。

きっとマイナンバーカードがあることによって良かった!なんて日がくるかもしれないのでぜひ会社には提出してあげてください。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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