月に一回の定例会議は果たして必要か?無駄な会議とは

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皆さんの会社に会議はありますか?

ほとんどの企業ではやっているであろう定例会議。

名目は「売上報告」「目標について」「業務の進捗確認」と様々あります。

会議をするのであれば有意義なものにしたいのが共通認識だと思いますがほとんどは「無駄」な会議が多いのではないでしょうか。

「無駄なものなんかない!」

「能動的に行うことで何かを得られるんだ!」

「最近の若者はなんちゃらかんちゃら!」

うるせえ!!!

言ってしまえば確かにそうですがメールで済む話であったり、とりあえず毎月のこの日は会議をすると設定しているものが多いですね。

そこで今回は会議を行うことでの生産性や無駄をご紹介致します。

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会議とは

会議とは

会議は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすること、またはその機関。

ウィキペディア

を指します。

要するに複数人で一つの議題について意見を交換したり、相談をすることです。

いわゆる一つの議題、つまり「ゴール」が設定されています。

また複数人が集まって顔を合わせることで文面や書面で伝えれない温度感を伝えることも可能です。

会議を行う生産性

アイデアが生まれる

対面で話し合うことでメールのような一方通行の意見もないので、多くの話し合いができ多くの気づきアイデアが出ます。

また対面で話し合うことでやはり親しみや親和性が生まれます。

やはりメールやグループチャットだとこうはいかないですよね。

毎回である必要はありませんが会議は対面で行った方が良いのではないでしょうか。

レスポンスが早い

対面で話すので当たり前ですが文章のやり取りより早く情報交換ができます。

返事を待つ時間もなくてもやもやしませんね。

無駄な会議にありがちなこと

さてほんの少しの会議のメリット?を話したところで下記では無駄な会議について紹介致します。

上司のお話を聞く会

何かの議題をもって行うのではなく、上司のありがたいお言葉を聞くための会議です。

業務の進捗や営業成績を報告したにも関わらず、どういう風に目標達成を話し合うのでなく「君たちは将来~」や「ビジョンをもって~」等の話に持っていかれるパターンです。

本でも出版すればいいのに。

関係ない人がいる

営業成績の報告なのに総務の方がいるパターンです。

総務の人たちは何をすればいいんですかね。

終いには「総務の人たち何か意見ある?」なんて言う輩もいます。

意見を言ったとしても「君たちにはわからないでしょ笑」と言われるのがオチです。

殴っても誰も怒りませんよ。

会議をするための会議

無駄な会議No.1を張るもの、つまり「会議をするための会議」です。

簡単に申し上げますと、みんなで会議室に着いて席に着くや否や「さて、なんかある?」というパターンです。

何にも議題を決めていないからまず議題を決めるための会議を行うことになります。

この人たちは会議をすることに満足しているので議題も何もありません。

時間の無駄ですね。

もう一つ具体的な例として「○○を部長に次の会議で発表するから一回誰が何を話すか役割分担をするために打合せしよう」というパターンです。

打合せどんだけ好きなんだよ。

会議の定着化

毎週金曜日の〇時は会議と割り振ってしまうパターンです。

義務的に参加しているのでとりあえず参加しておけばいいかという意識が生まれ、資料も毎回同じフォーマットに打ち込むだけの作業になります。

ただ出席するだけなので意見もないし新しいアイデアもないし、会議にゴールもない。

重ね重ね無駄な時間です。

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無駄な会議を行うことで何が起きるか

時間の無駄

4人を1時間拘束したとしてその会議が月に1回あるとします。

4人×1時間×12か月=48時間も拘束していることになります。2日間です。

これが週に1回になると、

4人×1時間×4週×12か月=192時間拘束していることになります。8日間です。

人を2日間や8日間も拘束する会議で本当に価値のある会議がどのくらいあるのでしょう。

お金の無駄

上記と同じで社員一人の時間単価が1,250円だとします。管理職だともっと高くなるかもしれません。

単価が1,250円の人を4人拘束して月一で1時間拘束したとして、

1,250円×4人×1時間×12か月=60,000円

を支払っていることになります。

果たして年に60,000円の価値がある会議か..と問われるとなんとも言えないですね。

おまけに会議に費やしてた時間で他の利益を生み出せてたかもしれないと考えるともったいない話ですね。

本当に必要な会議かを見極める

会議が必要か不必要かは時と場合によると思います。

しかし毎月行う会議やとりあえず設定された会議に対しては「本当に必要な会議か?」「なんとなく惰性で行っていないか?」ということを疑ってその会議にはコストがかかっているということを認識することが大事です。

会議をなくすことで労費の削減をしました!って転職で言ってみたい!

皆さんも無駄な会議がないか考えてみてください!

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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